Microsoft SharePoint

Analysoinut Appwesome

Kun avaan SharePointin puhelimessa, ajattelen sitä ennen kaikkea työpaikan tai muun organisaation yhteisen tiedon löytämisen välineenä, en yleisenä tiedostosovelluksena. Sen hyöty riippuu paljon siitä, onko tiimisi jo rakentanut SharePointiin sivustoja ja sisältöä. Jos on, puhelimesta voi olla kätevää etsiä uutisia, tiedostoja ja työyhteisön ihmisiä. Jos taas etsit vain omaa muistiinpanovihkoa tai yksinkertaista tapaa lähettää tiedosto ystävälle, sovellus tuntuu helposti tarpeettoman organisaatiokeskeiseltä.

Mihin puhelinversio sopii parhaiten

Pidän mobiilisovelluksen vahvimpana käyttötapana nopeaa tarkistamista: voin etsiä työpaikan sivustolta ohjeen, katsoa julkaistun uutisen tai löytää oikean henkilön ilman, että avaan tietokonetta. Tämä on eri asia kuin koko intranetin rakentaminen puhelimella. SharePointin mobiilikäyttö toimii järkevämmin ikkunana jo järjestettyyn työtilaan kuin paikkana, jossa tiimi suunnittelee koko tiedonhallintansa alusta asti.

Esimerkiksi kentällä työskentelevä työntekijä voi tarkistaa yhteisestä sivustosta käytännön ohjeen ennen työvuoroa, kun taas toimistolla oleva kollega löytää saman tiedon tietokoneelta. Tällainen hyöty syntyy kuitenkin vasta, kun sivustojen rakenne ja käyttöoikeudet ovat kunnossa. Jos sisältö on nimetty sekavasti tai oikeaa paikkaa ei tiedä, mobiilihaku ei yksin korjaa ongelmaa.

Nopeus riippuu sisällön järjestyksestä

En arvioisi SharePointia pelkän avautumisnopeuden perusteella, sillä käyttäjän kokema sujuvuus riippuu myös siitä, millainen organisaation sivusto on ja mitä tietoa etsit. Yksittäisen uutisen tai tutun tiedoston tarkistaminen on luonteeltaan nopea tehtävä. Sen sijaan oikean dokumentin jäljittäminen useiden sivustojen ja samankaltaisten tiedostonimien joukosta voi viedä aikaa, vaikka itse sovellus toimisi ongelmitta.

Yksi käytännöllinen tapa vähentää turhaa etsimistä on opetella oman työpaikan tärkeimpien sivustojen nimet ja käyttää niitä hakua rajatessa. Jos tiimillä on tapana julkaista ajantasaiset ohjeet aina samaan paikkaan, kannattaa tallentaa mieleen juuri se sivusto eikä yrittää muistaa jokaista tiedostonimeä. Tämä on pieni käyttötapa, mutta se vaikuttaa arjessa enemmän kuin valikoiden ulkoa opettelu.

Kiireiset käyttöhetket ja työnkulun rajat

Raskaimmissa työtilanteissa, kuten pitkän raportin kirjoittamisessa tai usean tiedoston vertailussa, valitsisin yleensä tietokoneen. Puhelin sopii paremmin siihen, että tarkistan tiedon, luen päivityksen tai avaan tarpeellisen asiakirjan liikkeellä ollessani. Näin en odota pieneltä näytöltä samaa kuin työpöytäympäristöltä, jossa näen monta dokumenttia ja työkalua yhtä aikaa.

Joskus järkevin työnkulku on etsiä sisältö puhelimella ja jatkaa varsinaista muokkausta toisella laitteella. Se vähentää riskiä, että yrittäisin tehdä kiireessä liian paljon pienellä näytöllä. En myöskään käyttäisi SharePointia henkilökohtaisen tehtävälistan korvikkeena, ellei työpaikka jo hallinnoi tehtäviä sen kautta; sovelluksen arvo tulee ennen kaikkea jaetusta organisaatiotiedosta, ei yksityisestä arjen suunnittelusta.

Luotettavuus on myös sisältökysymys

SharePointin hyödyllisyys ei ratkea vain sillä, pysyykö sovellus käytettävissä, vaan myös sillä, löytääkö käyttäjä oikean ja ajantasaisen sisällön. Mobiilista avattu sivusto voi olla teknisesti kunnossa mutta silti turha, jos ohje on vanhentunut tai sama tiedosto löytyy useasta paikasta. Siksi en pitäisi puhelinsovellusta keinona korjata epäselvää tiedonhallintaa, vaan tapana päästä käsiksi organisaation jo ylläpitämään aineistoon.

Kun jokin ei löydy heti, kokeilen ensin eri hakusanaa tai etsin sivuston, jonka tiedän liittyvän asiaan. Jos kyse on käyttöoikeudesta tai puuttuvasta sisällöstä, ratkaisu on yleensä pyytää apua työpaikan SharePoint-ylläpitäjältä tai sisällön omistajalta. Tämä ero on hyvä muistaa: hakeminen auttaa löytämään olemassa olevan tiedon, mutta se ei voi luoda puuttuvaa ohjetta tai antaa pääsyä sisältöön, johon käyttäjällä ei ole oikeutta.

Laitteen ja yhteyden asettamat rajat

SharePoint on Microsoft Corporationin tuottavuussovellus, ja sen nykyinen versio on 3.41.01. Se on ilmainen, sen ikäluokitus on PEGI 3, ja se vaatii vähintään käyttöjärjestelmän version 8.1. Microsoftin tuoteperhettä jo käyttävälle tämä tausta tekee sovelluksesta luontevan kokeilun, mutta pelkkä tuttu nimi ei takaa, että oma organisaatio käyttää SharePointia tai että kaikki sen sivustot näkyvät puhelimessa.

En lähtisi arvaamaan sovelluksen resurssikulutusta tai lupaamaan samanlaista nopeutta jokaisella laitteella ja yhteydellä. Käytännössä kannattaa tarkistaa ensin, että puhelimen järjestelmä täyttää vähimmäisvaatimuksen, ja kokeilla sitten omalla työtilillä, löytyvätkö tärkeimmät sivustot. Jos käyttö tuntuu hitaalta, kannattaa erottaa toisistaan sovelluksen toiminta, verkkoyhteyden laatu ja organisaation sisällön rakenne ennen kuin päättää, mikä niistä aiheuttaa kitkan.

Microsoft SharePoint on yksi niistä sovelluksista, joka on suunniteltu tekemään työskentelystä tiimissä hieman helpompaa ja tehokkaampaa. Jos olet koskaan kamppaillut tiedostojen jakamisen tai projektinhallinnan kanssa, tiedät, kuinka tärkeää on löytää oikea työkalu. Tässä artikkelissa sukellan syvemmälle siihen, mitä SharePoint tarjoaa ja miksi se voi olla juuri se, mitä olet etsinyt.

Mikä on Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint on alusta, joka yhdistää tiimisi ja projektisi yhteen paikkaan. Se mahdollistaa tiedostojen jakamisen, yhteistyön ja asiakirjojen hallinnan tehokkaasti. Olipa kyseessä pieni tiimi tai suuri organisaatio, SharePoint mukautuu tarpeisiisi.

Helppo tiedostojen jakaminen

Yksi SharePointin suurimmista eduista on sen kyky tehdä tiedostojen jakamisesta saumatonta. Sinun ei enää tarvitse lähetellä loputtomasti sähköposteja ja liitteitä. Voit ladata tiedoston SharePointiin, ja tiimisi jäsenet pääsevät niihin käsiksi milloin tahansa. Kätevää, eikö?

Yhteistyö reaaliajassa

Toinen vaikuttava ominaisuus on reaaliaikainen yhteistyö. Kun työstät dokumenttia, tiimisi jäsenet voivat tehdä samaan aikaan muutoksia ja lisäyksiä, ja näet ne tapahtuvan reaaliajassa. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla.

Projektinhallinta

SharePoint tarjoaa myös työkaluja projektinhallintaan. Voit luoda tehtäviä, asettaa määräaikoja ja seurata edistymistä. Tämä auttaa pitämään projektit aikataulussa ja varmistaa, että kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Käyttäjäystävällisyys

Vaikka SharePoint tarjoaa monia ominaisuuksia, se on suunniteltu olemaan käyttäjäystävällinen. Käyttöliittymä on intuitiivinen, ja opit nopeasti navigoimaan eri toimintojen välillä. Jos olet aiemmin käyttänyt muita Microsoftin tuotteita, tunnet olosi heti kotoisaksi.

Yksi asia, joka voi vaatia hieman totuttelua, on SharePointin räätälöitävyys. Voit muokata sitä vastaamaan tiimisi erityistarpeita, mutta tämä voi aluksi tuntua hieman haastavalta. Kuitenkin, kun olet päässyt kärryille, mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat.

Integraatiot

SharePointin integrointi muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Office 365:een, on sujuvaa. Voit avata ja muokata Word-asiakirjoja, Excel-taulukoita ja PowerPoint-esityksiä suoraan SharePointista käsin. Tämä tekee siitä erityisen kätevän, jos käytät jo muita Microsoftin työkaluja.

Ulkoisten sovellusten integrointi voi myös parantaa SharePointin käyttökokemusta entisestään. Esimerkiksi, voit lisätä kolmannen osapuolen sovelluksia, jotka parantavat tiimiviestintää tai projektinhallintaa.

Tietoturva

Tietoturva on aina tärkeä tekijä, kun käsitellään arkaluontoista tietoa. SharePoint tarjoaa vahvoja tietoturvaominaisuuksia, kuten käyttäjien hallinnan, tiedostojen salauksen ja säännölliset varmuuskopiot. Voit olla varma, että tietosi ovat turvassa.

Yhteenvetona, Microsoft SharePoint on monipuolinen työkalu, joka auttaa parantamaan tiimisi työskentelyä ja tehokkuutta. Sen helppokäyttöisyys, laajat ominaisuudet ja saumaton integraatio tekevät siitä erinomaisen valinnan niin pienille kuin suurillekin organisaatioille. Jos haluat parantaa yhteistyötä ja projektinhallintaa, SharePoint on ehdottomasti tutustumisen arvoinen. Lataa se ja kokeile itse!

Kenelle SharePoint on järkevä valinta?

Sovellus sopii parhaiten ihmiselle, jonka työ tai opiskelu tapahtuu organisaatiossa, jossa SharePoint on jo käytössä. Sen arvo ei synny pelkästä asentamisesta, vaan siitä, että yhteiset sivustot sisältävät ajantasaisia uutisia, dokumentteja ja yhteystietoja. Microsoftin mukaan sovelluksella on yli kymmenen miljoonaa asennusta, ja sen keskiarvo on 4,4 noin 34 tuhannen arvion perusteella; tämä kertoo laajasta käytöstä, mutta ei silti ratkaise sitä, sopiiko se juuri oman ryhmäsi toimintatapoihin.

Jos tarvitset vain yksityisen pilvikansion, henkilökohtaisen muistikirjan tai helpon tehtävälistan, OneDrive, OneNote tai erillinen tehtäväsovellus voi olla suoraviivaisempi. SharePointin erikoisuus on yhteinen organisaatiorakenne: useat ihmiset voivat löytää ja ylläpitää sisältöä samassa ympäristössä. En valitsisi sitä pelkän tiedostojen säilyttämisen vuoksi, jos tiimillä ei ole selkeää tapaa järjestää ja päivittää niitä.

Arjen työnkulku, joka säästää turhaa viestittelyä

Kuvitellaan, että olen matkalla asiakastapaamiseen ja tarvitsen viimeisimmän esitysmallin sekä tiimin yhteystiedon. Sen sijaan, että kyselisin niitä viestillä tai selaisin vanhoja sähköpostiliitteitä, voin etsiä työtilasta dokumentin ja henkilön. Jos tiimi nimeää aineistonsa johdonmukaisesti ja julkaisee yhteiset ohjeet tutulle sivustolle, puhelin toimii tässä hyvänä pikareittinä. Jos taas kaikki tallentavat omat versionsa eri paikkoihin, sovellus ei poista epäselvyyttä taianomaisesti.

Hyvä käytännön tapa on etsiä ensin aiheen tai sivuston nimellä ja vasta sitten kokeilla tarkkaa tiedostonimeä. Tiedostonimen muistaminen ei aina ole realistista, mutta tiedon omistava tiimi tai aihe voi olla helpompi muistaa. Kun löydän oikean sivun, palaan jatkossa mieluummin samaan tuttuun lähtöpisteeseen kuin aloitan joka kerta täysin alusta.

Hakua kannattaa käyttää tarkoituksella

SharePointin haussa kannattaa kokeilla synonyymejä ja organisaation käyttämiä termejä. Sama asia voidaan työpaikalla nimetä virallisella otsikolla, lyhenteellä tai arkisella ilmauksella, eikä ensimmäinen hakusana aina osu niihin kaikkiin. Kun haku tuottaa liikaa osumia, tarkenna sitä sivuston tai aiheen mukaan sen sijaan, että selaat pitkää tulosjoukkoa summittaisesti.

Toinen hyödyllinen tarkistus on erottaa toisistaan vanha kopio ja yhteisesti ylläpidetty versio. Jos löydät useita samannimisiä asiakirjoja, katso missä ne sijaitsevat ja mikä sivusto on tiimin sovittu lähde. Tällainen pieni lähdekritiikki on tärkeää: mobiilihaku nopeuttaa löytämistä, mutta käyttäjän täytyy silti arvioida, onko osuma oikea ja ajantasainen.

Missä vaihtoehdot voivat olla parempia

SharePoint ei ole sama asia kuin keskustelusovellus, pilvitallennuspalvelu tai projektitaulu, vaikka se voi liittyä näihin työnkulkuihin. Jos tärkein tarve on reaaliaikainen jutustelu, viestisovellus on yleensä luontevampi. Jos haluan vain synkronoida omat tiedostoni laitteiden välillä, henkilökohtainen pilvitallennus voi olla kevyempi. Ja jos projekti pyörii lähinnä tehtävien, vastuuhenkilöiden ja määräpäivien ympärillä, erillinen projektinhallintatyökalu voi tehdä seurannasta selkeämpää.

SharePoint on vahvimmillaan silloin, kun asiakirjat, sivustot ja organisaation yhteinen tieto ovat työn keskiössä. Se voi täydentää muita sovelluksia, mutta en odottaisi yhden mobiilisovelluksen korvaavan niitä kaikkia. Käytännössä kannattaa aloittaa kysymällä, mistä tiimi jo löytää viralliset ohjeet ja tiedostot. Jos vastaus on SharePoint, sovellus voi vähentää siirtymistä sähköpostin ja selaimen välillä; jos vastaus on jokin muu, uuden kanavan lisääminen voi vain hajauttaa tietoa.

Alkuun pääsy ja tavallisimmat kitkakohdat

Uuden käyttäjän ensimmäinen kysymys on usein, voiko sovellusta käyttää ilman organisaation työtilaa. SharePointin varsinainen hyöty liittyy työpaikan tai muun ryhmän sivustoihin, joten tarvitset käytännössä pääsyn niihin ja kirjautumistiedot, jotka organisaatiosi on järjestänyt. Sovellus ei yksin luo yhteistä sisältöä eikä korvaa ylläpitäjän tehtävää. Jos kirjautuminen onnistuu mutta sivustot eivät näy, aloittaisin tarkistamalla oikean käyttäjätilin ja kysymällä organisaation tuesta, kuuluuko kyseinen sisältö tilillesi.

Toinen tavallinen kysymys koskee muokkaamista puhelimella. Mobiilissa voi tarkistaa ja avata aineistoa, mutta pitkät asiakirjat, taulukot ja monivaiheinen sisällönhallinta ovat yleensä mukavampia tietokoneella. Vaikka tiedostoa voi työstää Microsoftin toimistotyökaluilla, pieni näyttö ja kosketuskäyttö asettavat käytännön rajoja. Minulle toimivin jako on löytää tai lukea sisältö mobiilissa ja tehdä tarkkuutta vaativa työ suuremmalla näytöllä.

Arvio käytön sujuvuudesta

Microsoft SharePointin mobiilikokemusta on reilumpaa arvioida sen tehtävän kautta kuin odottaa siltä raskaan työpöytätyön nopeutta. Kun tiedän mitä etsin ja organisaation sivustot ovat järjestyksessä, puhelin tekee tiedon tarkistamisesta vaivatonta. Kun lähtötieto on epäselvä, useat samankaltaiset dokumentit tai puuttuvat käyttöoikeudet hidastavat kokemusta, eikä sovelluksen vaihtaminen yksin ratkaise ongelmaa. Tämä tekee SharePointista käytännöllisen mutta ympäristöstään riippuvaisen työkalun.

Microsoft Corporationin tuottavuussovelluksena se toimii parhaiten osana tuttua Microsoft-työskentelyä ja yhteisesti sovittua tiedonhallintaa. Sovellus on julkaistu 23.10.2016, ja saatavilla oleva versio on 3.41.01; nämä tiedot eivät itsessään kerro, miltä käyttö tuntuu omalla puhelimella, joten kokeilisin ensiksi juuri niitä tehtäviä, joita teen tavallisena työpäivänä. Sovelluksella on noin 8,3 tuhatta kirjallista arvostelua, mutta oma kokemus riippuu ennen kaikkea siitä, miten hyvin oma työpaikka ylläpitää SharePoint-sisältöään.

Minun suositukseni on selkeä: jos tiimisi käyttää SharePointia virallisena paikkana yhteisille tiedostoille ja uutisille, asenna sovellus ja testaa muutaman tärkeän asian etsimistä puhelimella. Jos taas haluat vain henkilökohtaisen tallennustilan tai kevyen tehtävälistan, valitsisin tarkoitukseen tehdyn vaihtoehdon. Microsoft SharePoint ei ole jokaiselle tarpeellinen, mutta hyvin järjestetyssä organisaatiossa se voi olla näppärä taskukokoinen oikotie oikeaan tietoon.